Prospecter le mécène idéal demande, lorsqu'il n'est pas confié à un spécialiste (agence spécialisée, etc.), que certains points soient précisés le plus en amont possible afin d'éviter que les prospects ne se sentent harcelés et d'optimiser l'efficience du travail des prospecteurs.
Parmi les points à clarifier, on peut lister :
- La réputation du prospect doit être vérifiée : garantir la synergie entre le projet artistique et la réputation du prospect,
- Les territoires de prospection et les prospects sont répartis nominativement entre les prospecteurs : garantir la sérenité du prospect, éviter qu'il se sente harceler,
- Les territoires de prospection sont confiés aux prospecteurs pour une durée déterminée : garantir la sérenité du prospecteur et le dynamisme de la prospection,
- Les packs de prospection sont définis : documentation sur le projet artistique, identité des contacts clés du projet artistique, références, budget prévisionnel, calendrier prévisionnel,
- Evaluer les attentes du prospect avant son approche : contribuer à la création artistique, visibilité, lien social, retour sur investissement, etc.
- Le potentiel de synergie avec le prospect est identifié : implication des clients (y compris via des packs spécifiques) / partenaires du prospect voire Ambassadeur du projet, communication traditionnelle, communication virale (Facebook, Twitter, etc.),
- Mode de finalisation des accords : validation artistique par le réalisateur, validation sociétale par le "Community Manager", validation par le producteur,
- Modèle d'affaire de la prospection : défraiement du prospecteur, commission, sub-délégations,
- Calendrier des remboursements conditionnels,
- Etc.
